No importa lo que sea que vaya a hacer en el extranjero, fuera del territorio de su país de origen, gestionar su empresa o abrir una cuenta bancaria privada, tendrá que presentar algunos documentos públicos en otros países.
Todo tipo de documentos, tanto personales como corporativos, son validados en su país de origen, bien por ser firmados por notarios, abogados u otros funcionarios públicos, para que se consideren válidos en cualquier lugar dentro de España.
Pero… ¿cuándo se usen en el extranjero cómo puede demostrar que son correctos y válidos?
Todos los documentos públicos producidos en un país deben ser certificados para efectos legales en otro país.
Por ese motivo algunos países firmaron acuerdos de reconocimiento mutuo de sus documentos públicos aunque, sin embargo, algunos otros no disponen de estos acuerdos, por lo que en la mayoría de los casos usted necesita legalizar sus documentos en el Consulado extranjero de su país, o realizar la validación por Apostilla de la Haya.
La Primera opción es conocida como la legalización del documento, que deben remitirse al consulado del país extranjero en el país que generó el documento, o al consulado correspondiente dentro del país que pretende utilizarlo.
Pero antes de llegar al consulado el documento suele pasar 3 o 4 pasos sucesivos; Prenotaría, oficina del Secretario de estado, del Departamento de estado o MAEC y, a veces incluso, otras autoridades gubernamentales.El proceso puede tardar hasta meses para obtener el documento listo y no suele ser barato.
Por ello en el año 1.961 varios países firmaron lo que se conoce como el Convenio de Apostilla de la Haya, para abolir el requisito de legalización de documentos públicos extranjeros.
Este Convenio prevé un certificado especial llamado Apostilla o sello, que se coloca en el propio documento o en una extensión del mismo.
La Apostilla certifica la autenticidad de la firma, la capacidad en la cual la persona que firma el documento ha actuado y, cuando proceda, la identidad del sello o visado que lleva.
Es redactado por una autoridad competente designada en el país emisor simplificando todo el proceso de legalización a un solo paso por lo que, un documento que lleva la Apostilla se considera válido en todos los países que firmaron o se unieron a este convenio.
A petición de cualquier persona interesada, la autoridad que haya expedido el certificado verificará si las indicaciones en el documento se corresponden con los que figuran en el registro correspondiente.
Aquí puedes encontrar la lista completa de países reconociendo apostilla, así como las autoridades competentes que cada país designa para emitir dicha Apostilla.
El desarrollo más reciente es la introducción del programa piloto de Apostilla electrónica (e-APP). Conferencia de la haya sobre derecho internacional privado (HCCH) y la Asociación Nacional de notarios de los Estados Unidos (NNA), junto con cualquier jurisdicción interesada desarrollar y promover la aplicación de la tecnología del software para la emisión de y uso de Apostillas electrónicas (e-apostillas) y la creación y funcionamiento de los registros de Apostillas electrónicas (e-registros).
A la hora de elegir dónde si una jurisdicción en cuestión reconoce el tratado de Apostilla debe saber que; Si una jurisdicción donde usted incorporar su empresa no reconoce este convenio tendrá que atravesar una legalización de cada documento en el Consulado (cada vez que necesite un documento de su empresa para ser presentado en algún lugar en el extranjero), ya sea a su banco, cliente o socio comercial).
Si en cambio es su país de origen el que no se unió a la Convención de la Haya; Compruebe si su jurisprudencia actual contempla una legalización en los consulados ya que, es posible que pequeñas trabas en la legislación vigente no contemplen determinados consulados como acreditados o válidos, por lo que los documentos no se podrán validad por apostilla, pero tampoco legalizar por las autoridades locales y deberán viajar físicamente a su país de origen para ser utilizados finalmente.
